Zarządzanie spotkaniami
Spotkania są nieodłącznym elementem biznesu, kultury organizacyjnej i pracy zawodowej. We współczesnej rzeczywistości biznesowej zebrania i spotkania nabierają coraz większej wartości, ale też coraz bardziej docenia się czas poświęcony w tym celu. Spotkania należy traktować równocześnie jak przedsięwzięcie i inwestycję, która ma przynieść zwrot.
Zasada 1: Udane spotkanie
Udane spotkanie nigdy nie jest przypadkowe i nieplanowe, a przygotowanie do niego należy traktować tak samo poważnie jak inne projekty biznesowe. Trudność w organizowaniu i zarządzaniu spotkaniami polega na tym, że muszą godzić różne interesy uczestników [1]. Spotkania w trybie offline i online wymagają tyle samo dbałości. Ponadto, w przypadku spotkań w przestrzeni wirualnej, należy zwrócić szczególną uwagę na zaangażowanie uczestników w komunikowanie się. W przypadku spotkań w warunkach rzeczywistych, nawiązywanie bezpośrednich relacji uczestników jest ułatwione, bardziej spontaniczne, wzbogacone komunikacją niewerbalną, co zwiększa skuteczność porozumiewania się.
Zasada 2: Planowanie spotkania
Błędnie zdefiniowany cel spotkania powoduje stratę czasu na organizowanie i przebieg spotkania a uczestnicy mają poczucie braku sensu takiej komunikacji. Zaplanować spotkanie to ustalić, jaki będzie jego rezultat końcowy. Sukces spotkania jest wypadkową kilku wzajemnie zależnych od siebie działań [1], [2]:
- Szczegółowego zaplanowania celu ogólnego spotkania i planu tematów do przedstawienia, omówienia.
- Ustalenia listy i profilu uczestników.
- Wyboru miejsca (we własnej firmie, na terenie neutralnym, w siedzibie uczestników spotkania; spotkanie online).
- Przygotowania strony technicznej (wybór sprzętu do prezentacji graficznej, wykorzystanie materiałów wizualnych, rejestrowanie dyskusji).
- Zachowania zasad etykiety biznesowej.
Informacja dodatkowa 1:
Spotkania i zebrania we współczesnej gospodarce zorientowanej na relacje (relationship – centric economy) mają wspierać proces komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, współpracę z klientami i wyzwalać kreatywność. Obecnie efektywnym rozwiązaniem wspierającym strategiczny rozwój przedsiębiorstw mogą być spotkania event marketing, wykorzystujące różnego rodzaju wydarzenia.
Rysunek 1: Zarządzanie spotkaniami. Opracowanie własne na podstawie Munter M., Netzley, M.: Organizacja spotkań, Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2009, s. 14-28 oraz Rogelberg, S. G., Szanuj czas pracowników, Harvard Business Review Polska Marzec 2019, s.142-145
Przestrzeganie zasad organizowania spotkań i utrzymywania kontroli nad nimi jest przejawem kultury organizacyjnej. Powinno się je prowadzić zgodnie z planem (agendą), którego punkty należy na samym początku zweryfikować wraz z uczestnikami. Oddzielamy od siebie punkty jako osobne bloki, aby stworzyć wrażenie klarowności spotkania. Prosimy uczestników o pytania a nie komentarze, a pod koniec spotkania o jego ocenę. Takie reguły pozwalają na zwiększenie poczucia satysfakcji uczestników. Zalecane są dwa pytania podsumowujące spotkanie:
- „Co zrobiliśmy dobrze”?
- „Co można zrobić inaczej przy kolejnym spotkaniu”?
Uwaga 1:
Co istotne, przebieg spotkania może zadecydować o sukcesie lub porażce rozmów i projektów.
Przykład 1: Eventory
Pandemia COVID-19 spowodowała, że spotkania przeniosły się do przestrzeni wirtualnej. Wydaje się jednak, że trend e-spotkań upowszechni się. "Dotychczas wg badań prof. Stevena G. Rogelberga z University of North Carolina, amerykańscy menedżerowie spędzali średnio 23 godziny w tygodniu na zebraniach, z czego aż 8 godzin upływa im bezproduktywnie. Rogelberg szacuje wartość tego zmarnowanego na bezowocnych spotkaniach czasu na aż 30 mld USD rocznie. Skuteczne zaangażowanie uczestników e‑wydarzenia umożliwi obecnie zaoszczędzić sporo pieniędzy i czasu" [3].
Dostępnym na rynku rozwiązaniem wspierającym zarządzanie spotkaniami wewnątrzorganizacyjnymi i zewnętrznymi (m.in. zarządzanie informacjami, rozsyłanie zaproszeń i planu spotkania, rejestracja uczestników) jest platforma Eventory. Pierwotnie miała to być aplikacja do wsparcia wydarzeń. Obecnie jest to platforma internetowa połączona z aplikacją mobilną, która umożliwia tworzenie agendy spotkania, komunikowania celu, stałą (dwukierunkową) komunikację pomiędzy uczestnikami spotkania (poprzez wbudowany komunikator) z funkcją zadawania pytań, głosowania na żywo, odbierania informacji zwrotnych i opiniowania (zaczerpnięte z: AdrzejTargosz, Efektywne spotkania w środowisku pracy skoncentrowanym na budowaniu relacji) [2], [3].Przykład 2: Lunch biznesowy
Pamiętaj, spotkanie biznesowe to praca i wymaga komunikacji dwustronnej – interaktywnej (consult/join). Przed każdym spotkaniem biznesowym przygotuj krótką agendę (tematy, które chcesz poruszyć i zdefiniuj cele, które chcesz osiągnąć). Spotkanie biznesowe może mieć formę: spotkania przy kawie, śniadania (mniej formalne, jest dobrą porą na networking), brunchu, lunchu, obiadu lub kolacji. Ważny jest wybór miejsca (z łatwym dojazdem, dostępnym miejscem parkingowym, gustownym i neutralnym wnętrzem, zapewniającym możliwość rozmowy, ze stolikiem umożliwiającym położenie laptopa, profesjonalną obsługą).
Przykład 3: Chodzone spotkanie biznesowe
Wśród amerykańskich menedżerów popularność zyskują chodzone spotkania biznesowe (walk and talk), alternatywa dla spotkań stacjonarnych, tradycyjnych a modę na nie zapoczątkowali menedżerowie z Doliny Krzemowej. Zasłynął z nich Steve Jobs. Jakie są zalety takich spotkań poza już wymienioną praktyczną funkcją? Pomagają budować przyjazną atmosferę w otoczeniu zieleni czy też atrakcyjnej architektury, z dala od biurowych urządzeń i osób przerywających spotkanie, co wpływa na efektywność rozmów. Nie wszystkie tematy spotkań mogą być prowadzone w tej formie (trudno zabrać ze sobą laptop z prezentacją, flipchart czy „żywe tablice” dające możliwość pracy online). Spotkania - spacery są doskonałym rozwiązaniem, kiedy chcemy tworzyć plany, przekazać bieżące informacje, uzyskać informacje zwrotne, zrobić burzę mózgów. Jak zaplanować takie spotkanie? Zasady są zbliżone, jak w przypadku spotkań tradycyjnych i online. Ponadto należy wziąć pod uwagę możliwość korzystania z dyktafonu, mikrofonu - przy większej liczbie uczestników. Zaplanować należy wybór lokalizacji zależnie od charakteru spotkania oraz dobrać wygodny ubiór dostosowany do terenu i warunków pogody [4].
Zadanie 1:
Treść zadania:
Przed najbliższym spotkaniem lub ważną rozmową pomyśl o jej celu i własnej motywacji. Zastanów się, co chcesz osiągnąć. Przygotuj się do rozmowy i przedstaw cel rozmówcy. Dotyczy to szczególnie rozmów w miejscu pracy – w zależności od tego, czy rozmawiasz z przełożonym, podwładnym, współpracownikiem.Zadanie 2:
Treść zadania:
Wyobraź sobie, że zostałeś wybrany na Przewodniczącego Uczelnianej Rady Samorządu Studentów. Zastanów się, jak efektywnie zorganizować spotkanie tradycyjne (offline), spotkanie online, spotkanie – spacer ? Kogo zaprosić? Jaki termin spotkania ustalić? Jak utrzymać kontrolę nad przebiegiem spotkania? Zastanów się jak wygląda odpowiedzialność organizatora i uczestników.Materiały dodatkowe
- Jakubowski, M., Spotkania z nikim i o niczym, czyli jak wydłużyć godzinę o 50 minut. 13.06.2013 (dostęp 03.09.2020). Dostępne w ICAN Institute: https://www.ican.pl/b/spotkania-z-nikim-i-o-niczym-czyli-jak-wydluzyc-godzine-o-50-minut/6flwy7SF
- Malinowska-Parzydło, J., Zarządzanie przez spacerowanie. 14.05.2014 (dostęp 30.09.2020). Dostępne w ICAN Institute: https://www.ican.pl/b/zarzadzanie-przez-spacerowanie/QE1pQFLZ
- Wouter van den Berg, Adrianna Wardzała, Gorąca kawa ułatwia negocjacje. Jak działa neurosprzedaż? WYWIAD, 21.02.2020 (dostęp 30.09.2020). Dostępne w ICAN Institute: https://www.ican.pl/b/goraca-kawa-ulatwia-negocjacje-jak-dziala-neurosprzedaz-wywiad/PHYTrvIPF
Bibliografia
1. Munter, M., Netzley, M.: Organizacja spotkań, Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2009.2. Targosz, A.: Efektywne spotkania w środowisku pracy skoncentrowanym na budowaniu relacji. Sekcja specjalna, Harvard Business Review Polska 2019, nr 199, s. S1-S4.
3. Targosz, A.: Event firmowy w dobie pandemii, MITSloan, Management Review Polska, dostęp:09.12.2020
4. Koprowska, J.: Zamiast siedzieć, lepiej chodzić. O efektywności spotkań biznesowych, ICAN Management Review, dostęp:20.08.2020